Für die erste Ausgabe des "Frau im Business Magazins" fasste Christina Wenz die acht besten Tipps für erfolgreiche Businesskommunikation zusammen.
Erfolgreich kommunizieren - 8 Tipps für Deine Businesskommunikation
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Ob im Verkaufsgespräch mit Kunden, bei Besprechungen mit Mitarbeitern oder im Beratungsgespräch: Als Unternehmer kommunizieren wir ständig. Mithilfe von Kommunikation können wir Kunden von uns und unserer Leistung überzeugen und anschließend gut beraten. Mit der Kommunikation steht und fällt der Erfolg unseres Unternehmens. Daher habe ich meine besten Kommunikationstipps für Dich zusammengefasst.
Tipp 1: Fasse Dich kurz!
Formulieren klar, knapp und in angenehmem Tempo. Vermeide lange Schachtelsätze und ausschweifende Ausführungen! Das erleichtert dem Gegenüber das Zuhören ungemein. Unklarheiten ergeben sich anschließend im Gespräch und können dann geklärt werden.
Tipp 2: Formuliere so, dass es für den Empfänger interessant und verständlich ist!
Häufig ist der Empfänger nicht vom Fach und kennt sich in Deinem Business nicht aus. Es interessiert ihn vermutlich nicht, wie Dein Beruf bis ins kleinste Detail funktioniert. Ihn interessiert in der Regel ob und wie Du ihm helfen kannst. Vermeide daher ausschweifende Ausführungen und passe die Sprache dem Kenntnisstand des Empfängers an. Behalte immer die Frage im Hinterkopf ob Deine Ausführungen für das Gegenüber wohl spannend sind.
Tipp 3: Gut Zuhören!
Es hört sich so simpel und einleuchtend an, aber oft tun wir es dennoch nicht. Wir sind in Eile und wünschen uns, das Gegenüber würde sich kurz fassen, sodass wir schnell weiterarbeiten können. Um das Ganze zu beschleunigen, formulieren wir im Kopf schon Antworten vor oder unterbrechen das Gegenüber. So verhindern wir allerdings, dass eine wirklich Kommunikation, bei der bei die wirklichen Wünschen, die eventuell auch nur zwischen den Zeilen stecken, bei uns ankommen und wir den Kunden wirklich zufriedenstellen können. Daher: Entspann Dich im Gespräch und besinne Dich immer wieder darauf, wie wichtig gutes Zuhören ist! Seien wir ehrlich, wenn jemand uns wirklich zuhört, so hat er doch schon fast „gewonnen“.
Tipp 4: Zeige wirkliches Interesse
Signalisiere Deinem Gegenüber Interesse an seiner Person, indem Du ihn mit dem Namen anredest. Auch offene und zugewandte Körpersprache und Blickkontakt sollten nicht vernachlässigt werden. Nimm Bezug auf vorhergehende Gespräche. Wenn Dir das Gegenüber beim letzten Gespräch zum Beispiel von seinem anstehenden Urlaub erzählt hat, solltest Du Dir dies merken und ihn beim nächsten Treffen darauf ansprechen.
Tipp 5: Vergewissere Dich, dass Du den Anderen richtig verstanden hast!
Um das Gegenüber wirklich verstehen zu können, empfehle ich, regelmäßig nachzufragen und auch zu formulieren, was Du bisher verstanden hast. Eine mögliche Formulierung lautet: „Habe ich es richtig verstanden, dass...“. So kann das Gegenüber eventuelle Missverständnisse direkt aus der Welt räumen.
Tipp 6: Höre selbstkritisch zu, wenn sich jemand beschwert und versuche, seine Interessen herauszufinden
Ein Kunde beschwert sich lauthals bei Dir. Versuche bitte, dennoch die Ruhe zu bewahren, denn in jeder Beschwerde steckt eine Chance, das eigene Unternehmen zu verbessern. Höre daher gut zu und erfragen beim Kunden was seine Bedürfnisse sind, was ihm in dem Zusammenhang wichtig ist, was er sich von Dir gewünscht hätte. Wenn er merkt, dass Du ihm zuhörst und an einer guten Lösung interessiert bist, glätten sich die Wogen meist schnell. Versuche, gemeinsam eine Lösung zu finden, die die Bedürfnisse und Interessen des Kunden berücksichtigt. Solche Gespräche sollte man übrigens im besten Fall persönlich oder telefonisch aber nicht per Mail führen!
Tipp 7: Bleibe bei Beschwerden Deinerseits höflich und in der aktuellen Situation
Wenn es einmal nötig sein sollte, sich bei jemand, beispielsweise wegen schlechter Leistung zu beschweren, versuche entspannt und sachlich zu bleiben. Jedem passieren Fehler – vielleicht bist Du umgekehrt auch mal in der Situation, dann wünschst Du Dir ja auch eine höfliche Behandlung. Wenn Du emotional sehr aufgewühlt bist, schlafe lieber falls möglich eine Nacht darüber, bevor Du das Gespräch suchst. Mach keine allgemeinen Ausführungen wie „Sie machen immer dieses und jenes“, sondern bleib bei der aktuellen Situation. Konzentriere Dich weniger auf Vorwürfe, sondern eher auf eine gute Lösung.
Tipp 8: Störungen haben Vorrang
In der Mediation gilt der Grundsatz „Störungen haben Vorrang“. Wenn wir im Verlauf eines Mediationsverfahrens feststellen, dass ein Problem oder eine Unzufriedenheit bei den Klienten aufkommt, wird dieses direkt angesprochen und ausgeräumt, bevor wir weiterarbeiten. Erst wenn die „Störung“ beseitigt ist, ist eine gute Zusammenarbeit wieder möglich. Ignorieren der Probleme ist selten zielführend und meist eher kontraproduktiv. Ich empfehle Dir daher auch in Deinem Berufsalltag: Falls es merkliche „Störungen“ gibt: Sprich diese auf dezente und höfliche Weise an.
Ich weiß, Kommunikation ist nicht immer einfach, und gerade, wenn wir am Anfang unserer Selbständigkeit stehen, gibt es in allen Bereichen sehr viel zu lernen. Wie wäre es denn, wenn Du Dir Monat für Monat mal einen dieser Tipps bewusst vornimmst und Dich darauf konzentrierst, ihn umzusetzen. Du wirst sehen, es ist gar nicht so schwer, erfolgreich und gut zu kommunizieren!
Autorin: Christina Wenz